اتوماسیون اداری

فرم درخواست اتوماسیون اداری

اتوماسیون اداری (Office Automation) یک سیستم اطلاعاتی قابل نصب بر روی کامپیوتر می باشد که اطلاعات مربوط به کامپیوترهای یک سازمان را از طریق شبکه، به یکدیگر متصل می کند. به کمک این سیستم، می توان پیام ها، فرم ها و مستندات را بصورت یکپارچه و الکترونیکی ایجاد، جمع آوری، ذخیره، مدیریت و تبادل نمود.
اتوماسیون اداری می تواند خدمات و فرآیندهای درون و برون سازمانی را اتوماتیک و بهینه کرده و باعث صرفه جویی در زمان کاری پرسنل سازمان ها شود. همچنین، این سیستم نرم افزاری از بخش های مختلفی که هر کدام شامل تعدادی از فعالیت ها و فرآیندهای یک سازمان می باشد، تشکیل شده که عبارتند از:

• دبیرخانه سازمانی
• کارتابل آفلاین
• بایگانی الکترونیک مستندات
• پورتال مکاتبات برون سازمانی
• مدیریت و ساماندهی جلسات سازمانی
• ارسال و دریافت پیامک، ایمیل و فکس
• ایجاد و گردش فرم ها و گزارشات سازمانی

به طور کلی، وظایف اتوماسیون اداری به سه دسته تقسیم می شود که عبارتند از:

• • ذخیره داده ها و اطلاعات

ذخیره داده ها و اطلاعات شامل ثبت فرم ‌ها، پیام ها و مستندات اداری می باشد که به منظور بررسی و اصلاح آن ها انجام می شود.

• • تبادل داده‌ ها و اطلاعات

تبادل داده ها و اطلاعات شامل ابزارهایی است که وظیفه آن ها، انتقال و به اشتراک گذاری الکترونیکی فرم ‌ها، پیام ها و مستندات اداری بین پرسنل سازمان ها می باشد.

• • مدیریت داده ‌ها و اطلاعات

مدیریت داده ها و اطلاعات شامل بررسی و کنترل منابع مالی و انسانی، برنامه ریزی ها و پروژه های سازمانی می باشد که در برنامه های کوتاه مدت و بلند مدت سازمان ها مورد استفاده قرار می گیرند.